THAILAND: Ab 2016 können die geprüften Jahresabschlüsse für Kapitalgesellschaften nur noch in elektronischer Form eingereicht werden. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, hat das Handelsregister als ausführende Behörde zur Umsetzung dieser gesetzlichen Regelung mit Beschluss vom 4. September 2015 verfügt, dass bis zum 30. September 2015 alle juristischen Personen, welche der Bilanzierungspflicht unterliegen, und darunter fallen auch alle Firmen, welche Immobilienbesitz haben, sich bis zum 30. September 2015 auf der Webseite des Handelsregis­ters (DBD) registrieren, um ihren Benutzername und das Passwort zu erhalten.

Der Leser dieser Kolumne wird sich nun fragen, warum er dies Anfang Oktober zu lesen bekommt und somit die Frist evident abgelaufen ist. Dies lässt sich mit der kurzen Zeitdauer der Verkündung vom 4. September 2015 bis zum Fristablauf am 30. September 2015 sowie dem Redaktionsschluss für diese Kolumne begründen.

Wie vielen Gesetzen gemein, dient auch diese Vorschrift der Effizienzsteigerung. Der geprüfte Jahresabschluss in Papierform, wie wir ihn bisher kennen, gehört ab nächstes Jahr der Vergangenheit an. Aber der Reihe nach. Wie bereits ausgeführt, ist der erste Schritt die Registrierung im System. Zunächst muss man die E-Mail-Adresse des zuständigen Ansprechpartners in der Firma angeben. Sodann wird man nach seinem Wunschpasswort gefragt. Dieses muss aus mindestens acht Buchstaben bestehen. Dann müssen die Daten der Geschäftsführer hinterlegt werden. Bei thailändischen Geschäftsführern ist dies eine gültige ID-Karte und bei ausländischen Geschäftsführern eine Kopie des Reisepasses. Da im Leben fast nichts ohne Antrag geht, muss schließlich der Antrag des Handelsregis­ters mit allen weiteren Daten zur Firma ausgefüllt werden und von den zeichnungsberechtigten Geschäftsführern unterschrieben werden. Endlich muss entweder (a) eine Einverständniserklärung mit dem Wortlaut von allen Geschäftsführern abgegeben werden, dass man in Zukunft das elektronische System verwendet und alles verstanden hat oder man reicht (b) einen Geschäftsführerbeschluss ein mit einem vergleichbaren Wortlaut. Die zweite Alternative ist sinnvoll, wenn nicht alle Geschäftsführer regelmäßig in Thailand sind. Um es den künftigen Anwendern des Systems einfach zu machen, gibt es sowohl für Punkt (a) als auch (b) einen Mustervordruck auf den Webseiten des Handelsregisters.

Jahresabschlüsse für Kapitalgesellschaften…

Die Registrierung des Benutzernamens und des Passwortes ist sehr wichtig und es sollte im Vorfeld abgeklärt werden, wer diese kennt und wer diese benutzen darf, denn der Zugriff mit diesen Daten hat einen unterschriftsersetzenden Charakter. Es wird bei diesem System nicht mit elektronischer Signatur gearbeitet, sondern mit den Zugriffsdaten. Konkret wird mit den Zugriffsdaten der geprüfte Jahresabschluss, die Gewinn- und Verlustrechnung, der Gesellschafterbeschluss zur Genehmigung des Jahresabschlusses sowie die Steuervordrucke Sor.Bor.Chor. 3 und Sor.Bor.Chor. 3/1 freigegeben. Die Haftung liegt wie gehabt beim Geschäftsführer. Mit diesem sollte demzufolge schriftlich festgelegt werden, wer die Zugangsdaten kennt und in welchem Umfang diese zu verwenden sind. Die ersten, welche von dieser neuen Regelung betroffen sind, sind die Firmen, welche das Kalenderjahr als Finanzjahr haben, d. h., welche den Jahresabschluss bis zum 31. Mai 2016 für das Finanzjahr 2015 einreichen müssen. Für alle Firmen, die aus unterschiedlichen Gründen noch nicht bereit sind, den Jahresabschluss auf die oben geschilderte Weise einzureichen, wird eine Kulanzfrist eingereicht, die unseres Erachtens jedoch nicht sehr hilfreich ist, da viel zu kurz gefasst. Zur besseren Darstellung sehen die beiden Möglichkeiten wie Folgt aus: (1) Alle Firmen, die sich fristgerecht angemeldet haben und über die technischen Voraussetzungen verfügen, reichen den Jahresabschluss bis 31. Mai 2016 auf elektronischem Weg ein. (2) Alle Firmen, die noch nicht zur Systemnutzung bereit sind, können den Jahresabschluss in der bisherigen Papierform bis zum 31. Mai 2016 einreichen, müssen diesen dann aber bis zum 30. Juni 2016 auf elektronischem Weg nachreichen.

…nur noch in elektrischer Form möglich!

Die Leser, welche sich nun an das heutige Datum erinnern und feststellen müssen, dass bzgl. der Registrierung ihrer Firma noch nichts unternommen wurde, denen sei mitgeteilt, dass das Gesetz zwar Strafzahlungen bei verspäteter Registrierung vorsieht, allerdings werden diese nicht in Ziffern normiert. Mit anderen Worten. Der Gesetzgeber ist sich wohl bewusst, dass der Zeitrahmen zwischen Registrierungsbeginn und Fristablauf relativ kurz ist. Eine Registrierung Anfang Oktober wird wohl noch auf Kulanz behandelt. Dies ist aber nur unsere Vermutung und es kann kein Anspruch abgeleitet werden. Deshalb bitte schnell handeln.

Über den Autor dieser Kolumne Der deutsche Rechtsanwalt Markus Klemm, zugelassen am Landgericht Stuttgart, schreibt die FARANG-Rechtsberatungs-Kolumne. Zusammen mit Amnat Thiengtham ist er gleichberechtigter Geschäftsführer der Kanzlei Asia LawWorks an der Thepprasit Road in Pattaya, welche auf der Anwaltsliste der deutschen Botschaft aufgeführt ist. Immer wieder geraten Residenten in Streitangelegenheiten mit rechtlichen Folgen. DER FARANG möchte mit dieser Kolumne aufklären, um das Leben in Thailand leichter zu gestalten. Die Law Lounge-Kolumne ersetzt jedoch keine persönliche Beratung. Ebenfalls erfolgt keine Rechtsberatung per Telefon! Rechtsanwalt Klemm kann per E-Mail: talk2us@asialawworks.com oder telefonisch unter +66 38 411 591 kontaktiert werden.